עובד הודיע שהוא עוזב. נפרדתם יפה, אולי אפילו עם עוגה. אבל החשבון שלו ב-Microsoft 365 עדיין פעיל. המיילים ממשיכים להגיע, הקבצים יושבים אצלו ב-OneDrive, והמחשב הנייד שעבד ממנו בבית עדיין מחובר.
ברוב העסקים הקטנים זה הרגע שבו דברים נופלים בין הכיסאות. לא מתוך זלזול, פשוט כי אף אחד לא הגדיר מי אחראי על זה. במאמר הזה נעבור על סדר פעולות פשוט. כזה שאפשר לעשות בשעה, ולישון בשקט.
למה זה חשוב יותר כשעובדים מרחוק
כשכולם ישבו במשרד, עובד שעזב החזיר מפתח ומחשב, וזהו. היום הוא עבד מהבית, מהטלפון ומהמחשב הפרטי. הגישה לא נמצאת בשולחן במשרד. היא נמצאת בסיסמה ובאפליקציות שמחוברות לחשבון.
המשמעות: גם אחרי שהעובד יצא מהדלת, הוא עדיין יכול להיכנס למיילים, לקבצים ולצ'אטים של הצוות. ברוב המקרים אין כאן כוונה רעה. אבל זה עדיין מידע של העסק, ולקוחות שלכם, שנמצא במקום שאתם לא שולטים בו.
ביום האחרון: חוסמים, לא מוחקים
הטעות הנפוצה היא למחוק את המשתמש מיד. מחיקה משחררת את הרישיון, אבל גם מתחילה ספירה לאחור עד שהמיילים והקבצים נעלמים. לכן ביום הראשון עושים רק חסימה:
- חוסמים כניסה לחשבון. העובד לא יכול להתחבר, אבל כל המידע נשאר במקום.
- מאפסים סיסמה. שכבת ביטחון נוספת, למקרה שמשהו בהגדרות לא נתפס.
- מנתקים את כל החיבורים הפעילים. יש אפשרות לנתק את החשבון מכל המכשירים בבת אחת. כך גם הטלפון שבבית מפסיק לקבל מיילים.
- מסירים את אמצעי האימות. אם העובד הגדיר אימות דו-שלבי בטלפון הפרטי שלו, מוחקים את הרישום הזה.
מה עושים עם תיבת הדואר
לקוחות וספקים ימשיכו לכתוב לכתובת של העובד עוד שבועות. אסור שהמיילים האלה ילכו לאיבוד. יש שתי דרכים פשוטות:
- להפנות את המיילים לעובד אחר, למשל למנהל או למי שמחליף אותו.
- להפוך את התיבה לתיבה משותפת. כך כמה אנשים יכולים לקרוא ולענות ממנה, ובתנאים מסוימים היא לא צריכה רישיון משלה. זה חוסך לכם תשלום חודשי על משתמש שכבר לא עובד אצלכם.
כדאי גם להגדיר מענה אוטומטי קצר: "פלוני כבר לא עובד אצלנו, לפניות אפשר לכתוב ל…". לקוח שמקבל תשובה כזו לא מרגיש שננטש.
הקבצים ב-OneDrive וב-Teams
כאן מסתתר הרבה מידע. הצעות מחיר, טבלאות, חוזים. דברים שהעובד שמר "אצלו" כי היה לו נוח.
- מעבירים את הקבצים לבעלות של מישהו אחר בעסק. אפשר לתת למנהל גישה ל-OneDrive של העובד ולהעתיק את מה שצריך לתיקייה משותפת.
- בודקים קישורי שיתוף. אם העובד שיתף קבצים עם גורמים מחוץ לעסק, כדאי לעבור עליהם ולבטל את מה שכבר לא נחוץ.
- מעבירים בעלות על צוותים וקבוצות ב-Teams. אם הוא היה הבעלים היחיד של צוות, אחרי המחיקה אף אחד לא יוכל לנהל אותו.
המחשב הנייד שנשאר בבית
אם המחשב שייך לעסק, מתאמים החזרה. לפני שמעבירים אותו לעובד חדש, מוודאים שהקבצים החשובים נשמרו, ורק אז מאפסים אותו.
אם העובד עבד מהמחשב הפרטי, המצב עדין יותר. אי אפשר לאפס מחשב של מישהו אחר. מה שכן אפשר לעשות הוא למנוע מראש הורדה של קבצים רגישים למכשירים לא מנוהלים. לשם כך קיימים כלים כמו Safetica DLP, שמגדירים איזה מידע מותר להוציא ואיזה לא. במילים פשוטות: הם חוסכים לכם את השאלה "מה הוא לקח איתו?".
גיבוי לפני שמוחקים
הרבה בעלי עסקים בטוחים שמיקרוסופט שומרת הכול לתמיד. זה לא כך. אחרי מחיקת משתמש יש תקופה מוגבלת שבה אפשר לשחזר אותו, ואחריה המידע נמחק.
לכן, לפני המחיקה, שווה לוודא שיש גיבוי מלא של התיבה והקבצים. גיבוי בענן עם Acronis שומר עותק נפרד של המיילים והקבצים מ-Microsoft 365. אם בעוד שנה תצטרכו מייל ישן מול לקוח, הוא יהיה שם.
רק בסוף: משחררים את הרישיון
אחרי שהמיילים מטופלים, הקבצים הועברו ויש גיבוי, אפשר למחוק את המשתמש ולשחרר את הרישיון. כך אתם לא משלמים על חשבון ריק, ולא מאבדים שום דבר בדרך.
צ'קליסט קצר לתלות ליד המחשב
- חסימת כניסה, איפוס סיסמה וניתוק מכל המכשירים
- הסרת אמצעי אימות דו-שלבי
- הפניית מיילים או המרה לתיבה משותפת, ומענה אוטומטי
- העברת קבצים מ-OneDrive ובדיקת קישורי שיתוף
- העברת בעלות על צוותים ב-Teams
- החזרת מחשב העסק ואיפוס שלו
- גיבוי מלא של החשבון
- מחיקת המשתמש ושחרור הרישיון
לא חייבים לעשות את זה לבד
אם קראתם עד כאן וחשבתם "אין לי זמן לזה", זה בסדר גמור. ככה מרגישים רוב בעלי העסקים שאנחנו פוגשים. בקומפביז אנחנו מנהלים את סביבת Microsoft 365 של עסקים בחיפה והקריות מאז 2006, כולל קליטה ועזיבה של עובדים. אתם שולחים הודעה "פלוני עוזב ביום חמישי", ואנחנו דואגים לכל השאר.
רוצים לבדוק שהעסק שלכם מוכן לרגע הזה? התקשרו אלינו ב-073-737-2280, או כתבו לנו ב-וואטסאפ. נשמח לעזור, בשקט ובלי לחץ.
